Chuyển đổi số đang trở thành một phần quan trọng trong quá trình nâng cao năng lực vận hành của doanh nghiệp. Tuy nhiên, với nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME), câu hỏi lớn không phải là “có nên chuyển đổi số hay không”, mà là nên bắt đầu từ đâu khi ngân sách còn hạn chế?
Thực tế, chuyển đổi số không nhất thiết phải bắt đầu bằng một hệ thống lớn hay khoản đầu tư công nghệ đáng kể. Với SME, cách tiếp cận phù hợp hơn là bắt đầu từ những vấn đề cụ thể đang ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh.
Đừng bắt đầu từ công nghệ, hãy bắt đầu từ bài toán
Một sai lầm phổ biến là doanh nghiệp lựa chọn phần mềm trước, sau đó mới tìm cách đưa công cụ đó vào quy trình hiện tại.
Trong khi đó, SME nên bắt đầu bằng việc xác định những điểm đang tiêu tốn nhiều thời gian và nguồn lực nhất.
Đó có thể là việc nhập liệu thủ công, quản lý khách hàng bằng nhiều file rời rạc, theo dõi công việc qua tin nhắn, tổng hợp báo cáo mất nhiều thời gian hoặc dữ liệu giữa các phòng ban chưa được kết nối.
Khi bài toán được xác định rõ, doanh nghiệp mới có cơ sở lựa chọn công nghệ phù hợp.
Ưu tiên những quy trình tạo ra hiệu quả nhanh
Với ngân sách giới hạn, SME không cần số hóa toàn bộ doanh nghiệp cùng lúc.
Thay vào đó, có thể ưu tiên những quy trình đáp ứng ba tiêu chí: lặp lại thường xuyên, tiêu tốn nhiều nguồn lực và có thể đo lường kết quả sau khi cải tiến.
Ví dụ, doanh nghiệp có thể bắt đầu từ quản lý khách hàng, bán hàng, kế toán, phê duyệt nội bộ, quản lý công việc hoặc báo cáo quản trị.
Một dự án nhỏ nhưng tạo ra hiệu quả rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp có thêm cơ sở để mở rộng sang các bước tiếp theo.
Dữ liệu nên được chuẩn hóa từ sớm
Công nghệ chỉ phát huy hiệu quả khi dữ liệu đầu vào đủ rõ ràng.
Do đó, trước khi triển khai nhiều công cụ mới, SME nên thống nhất cách lưu trữ thông tin khách hàng, sản phẩm, doanh thu, chi phí và các chỉ số vận hành quan trọng.
Khi dữ liệu được chuẩn hóa, doanh nghiệp có thể từng bước tự động hóa báo cáo, phân tích hoạt động và hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định nhanh hơn.
Chuyển đổi số nên đi từng bước
Với SME, mục tiêu của chuyển đổi số không phải là sở hữu nhiều công nghệ nhất, mà là giúp doanh nghiệp vận hành đơn giản, minh bạch và hiệu quả hơn.
Một cách tiếp cận phù hợp có thể là:
Chọn một vấn đề → thử nghiệm một giải pháp → đo hiệu quả → chuẩn hóa → mở rộng.
Khi ngân sách có hạn, điều quan trọng nhất không phải doanh nghiệp đầu tư bao nhiêu vào công nghệ, mà là mỗi khoản đầu tư có giải quyết đúng vấn đề kinh doanh hay không.
Chuyển đổi số hiệu quả vì thế thường không bắt đầu từ một dự án lớn, mà từ một điểm nhỏ nhưng đúng và có khả năng tạo ra giá trị rõ ràng.
