Trong môi trường làm việc, giao tiếp thường được hiểu là khả năng trình bày rõ ràng, thuyết phục hoặc diễn đạt tốt. Tuy nhiên, một người giao tiếp hiệu quả không chỉ biết nói gì, mà còn biết khi nào nên nói, khi nào nên lắng nghe và khi nào cần lựa chọn một cách tiếp cận khác.
Đây là khác biệt quan trọng giữa giao tiếp đơn thuần và giao tiếp có hiệu quả trong công việc.
Nói đúng chưa đủ, cần nói đúng thời điểm
Cùng một thông điệp nhưng được đưa ra ở những thời điểm khác nhau có thể tạo ra kết quả hoàn toàn khác nhau.
Một góp ý hợp lý nhưng được đưa ra khi người đối diện đang chịu nhiều áp lực có thể khó được tiếp nhận. Ngược lại, một vấn đề quan trọng nếu được trao đổi quá muộn có thể khiến cơ hội xử lý tốt nhất bị bỏ qua.
Vì vậy, trước khi giao tiếp, mỗi người nên cân nhắc ba yếu tố: mục tiêu của cuộc trao đổi, trạng thái của người nghe và thời điểm phù hợp để truyền đạt thông tin.
Giao tiếp tốt bắt đầu từ khả năng quan sát
Người giao tiếp hiệu quả thường không vội phản hồi ngay lập tức.
Họ dành thời gian quan sát bối cảnh, lắng nghe đầy đủ và xác định điều người đối diện thực sự cần.
Trong một cuộc họp, đôi khi điều cần thiết không phải là đưa thêm một quan điểm, mà là đặt đúng câu hỏi. Trong một cuộc trao đổi với nhân sự, đôi khi lời khuyên chưa phải lựa chọn tốt nhất nếu người đối diện vẫn chưa được lắng nghe đủ.
Khả năng nhận biết bối cảnh giúp thông điệp trở nên phù hợp và dễ được tiếp nhận hơn.
Người quản lý càng cần biết chọn thời điểm giao tiếp
Với nhà quản lý, mỗi lời nói đều có thể tạo ra tác động lớn hơn đến đội ngũ.
Phản hồi nên được đưa ra đủ sớm để nhân sự có thể điều chỉnh. Ghi nhận cần xuất hiện đúng lúc để củng cố hành vi tích cực. Những thông tin quan trọng nên được truyền đạt rõ ràng trước khi xuất hiện khoảng trống dẫn đến cách hiểu khác nhau.
Điều này không đòi hỏi người quản lý phải nói nhiều hơn, mà cần giao tiếp có chủ đích hơn.
Giao tiếp hiệu quả là tạo ra sự thấu hiểu
Một cuộc giao tiếp thành công không được đo bằng việc một người nói hay đến đâu, mà bằng việc sau cuộc trao đổi, hai bên có hiểu đúng vấn đề và biết bước tiếp theo cần làm gì hay không.
Trong công việc, kỹ năng giao tiếp vì thế không chỉ nằm ở từ ngữ. Đó còn là khả năng lắng nghe, quan sát, lựa chọn thời điểm và điều chỉnh cách truyền đạt theo từng tình huống.
Đôi khi, nói đúng một câu vào đúng thời điểm có giá trị hơn rất nhiều so với nói thật nhiều nhưng chưa đúng lúc.
