Trong môi trường làm việc ngày càng linh hoạt, công việc không còn kết thúc khi một người rời khỏi văn phòng. Email, tin nhắn, cuộc họp trực tuyến và các nền tảng quản lý công việc giúp doanh nghiệp vận hành nhanh hơn, nhưng đồng thời cũng khiến ranh giới giữa thời gian làm việc và cuộc sống cá nhân ngày càng trở nên mờ nhạt.
Vấn đề không chỉ nằm ở việc “làm quá nhiều”. Một kỹ năng quan trọng nhưng thường bị xem nhẹ chính là khả năng thiết lập và quản lý ranh giới công việc.
Ranh giới công việc không đồng nghĩa với thiếu trách nhiệm
Nhiều người cho rằng một nhân sự tận tâm phải luôn sẵn sàng trả lời tin nhắn, xử lý yêu cầu ngoài giờ hoặc có mặt bất cứ khi nào công việc phát sinh. Tuy nhiên, khả năng phản hồi liên tục không đồng nghĩa với hiệu suất cao.
Ranh giới công việc là việc mỗi cá nhân xác định rõ khi nào mình tập trung cho công việc, khi nào cần nghỉ ngơi và trong trường hợp nào một vấn đề thực sự cần được xử lý ngoài thời gian thông thường.
Điều này không phải là từ chối trách nhiệm. Ngược lại, một ranh giới rõ ràng giúp người lao động quản lý năng lượng, duy trì sự tập trung và có khả năng làm việc bền vững hơn trong dài hạn.
Vì sao ranh giới ngày càng khó thiết lập?
Công nghệ là một trong những nguyên nhân lớn nhất. Chỉ với một chiếc điện thoại, nhân viên có thể tiếp tục nhận thông báo công việc ngay cả khi đang ăn tối, nghỉ cuối tuần hoặc dành thời gian cho gia đình.
Bên cạnh đó, văn hóa làm việc cũng có ảnh hưởng đáng kể. Nếu một tổ chức thường xuyên gửi yêu cầu ngoài giờ, coi việc phản hồi nhanh vào buổi tối là biểu hiện của sự tận tâm hoặc thiếu quy định rõ ràng về mức độ ưu tiên, nhân viên rất dễ hình thành tâm lý phải luôn “trực tuyến”.
Về lâu dài, trạng thái này có thể khiến con người khó thực sự nghỉ ngơi. Dù đã rời bàn làm việc, tâm trí vẫn tiếp tục xử lý những vấn đề còn dang dở.
Thiết lập ranh giới bắt đầu từ khả năng quản lý bản thân
Một ranh giới hiệu quả không nhất thiết phải là những quy định cứng nhắc. Điều quan trọng là mỗi người cần xác định được nguyên tắc làm việc phù hợp.
Trước hết, hãy phân biệt giữa việc “khẩn cấp” và việc đơn giản chỉ được gửi đến vào thời điểm muộn. Không phải mọi email hay tin nhắn đều cần được phản hồi ngay lập tức.
Tiếp theo, cần xây dựng thời điểm kết thúc ngày làm việc rõ ràng. Việc hoàn thành danh sách công việc, xác định những nhiệm vụ chuyển sang ngày hôm sau và chủ động tắt các thông báo không cần thiết giúp não bộ chuyển khỏi trạng thái làm việc.
Cuối cùng là khả năng giao tiếp. Khi trách nhiệm, thời hạn và kỳ vọng phản hồi được thống nhất từ đầu, nhân viên sẽ ít rơi vào tình trạng phải liên tục đoán xem mình có cần xử lý công việc ngoài giờ hay không.
Đây không chỉ là kỹ năng của nhân viên
Ranh giới công việc cũng là một vấn đề quản trị.
Lãnh đạo và quản lý có ảnh hưởng rất lớn đến cách đội ngũ nhìn nhận thời gian nghỉ ngơi. Một quản lý thường xuyên gửi yêu cầu vào đêm muộn, ngay cả khi không yêu cầu trả lời ngay, vẫn có thể vô tình tạo ra áp lực cho nhân viên.
Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng những nguyên tắc rõ ràng về giao tiếp ngoài giờ, mức độ ưu tiên và trách nhiệm xử lý các tình huống thực sự khẩn cấp.
Một tổ chức hiệu quả không phải là nơi mọi người luôn trong trạng thái sẵn sàng làm việc. Đó là nơi nhân sự biết khi nào cần tập trung hết sức và khi nào có thể thực sự nghỉ ngơi để tái tạo năng lượng.
Trong một thế giới mà công việc có thể theo chúng ta đến bất kỳ đâu, biết thiết lập ranh giới không còn đơn thuần là lựa chọn cá nhân. Đó đang trở thành một năng lực quan trọng để mỗi người duy trì hiệu suất, sức bền nghề nghiệp và chất lượng cuộc sống trong dài hạn.
