Trong nhiều doanh nghiệp, “trao quyền” thường bị hiểu sai theo hai hướng. Một số nhà quản lý vẫn giữ thói quen kiểm soát mọi việc vì lo nhân viên làm không đúng. Ngược lại, có người giao việc rồi gần như không theo dõi, đến khi kết quả không đạt mới quay lại quy trách nhiệm.
Cả hai cách đều chưa phải là trao quyền đúng nghĩa.
Trao quyền không phải là buông lỏng quản lý, mà là quản trị bằng mục tiêu, quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng. Khi được thực hiện đúng cách, trao quyền giúp đội ngũ chủ động hơn, nhà quản lý giảm tải và doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn.
Trao quyền là gì?
Trao quyền là quá trình nhà quản lý giao cho nhân viên quyền chủ động đưa ra quyết định trong một phạm vi cụ thể, đồng thời yêu cầu họ chịu trách nhiệm về kết quả công việc.
Điều quan trọng là trao quyền không chỉ dừng lại ở việc “giao nhiệm vụ”. Một cơ chế trao quyền hiệu quả cần trả lời rõ các câu hỏi:
- Mục tiêu cần đạt là gì?
- Nhân viên được quyền quyết định đến đâu?
- Nguồn lực nào được phép sử dụng?
- Kết quả được đo lường bằng tiêu chí nào?
- Khi nào cần báo cáo hoặc xin ý kiến cấp trên?
Nếu thiếu những nguyên tắc này, trao quyền rất dễ biến thành giao việc mơ hồ, chồng chéo trách nhiệm hoặc mất kiểm soát.
Vì sao nhiều nhà quản lý ngại trao quyền?
Một trong những nguyên nhân phổ biến là tâm lý lo ngại nhân viên làm sai, ảnh hưởng đến tiến độ hoặc chất lượng công việc. Một số nhà quản lý tin rằng tự mình xử lý sẽ nhanh hơn, an toàn hơn.
Tuy nhiên, khi người quản lý tham gia quá sâu vào mọi đầu việc, tổ chức sẽ dần rơi vào tình trạng phụ thuộc. Nhân viên chỉ chờ chỉ đạo, còn lãnh đạo luôn bận rộn với những việc lẽ ra cấp dưới có thể giải quyết.
Về lâu dài, cách quản lý này làm giảm khả năng phát triển của đội ngũ, kéo chậm tốc độ ra quyết định và khiến doanh nghiệp khó mở rộng quy mô.
Trao quyền phải bắt đầu từ mục tiêu rõ ràng
Muốn trao quyền hiệu quả, trước tiên nhà quản lý phải làm rõ kết quả cần đạt, thay vì chỉ hướng dẫn từng bước thực hiện.
Chẳng hạn, thay vì yêu cầu nhân viên “làm một kế hoạch truyền thông”, người quản lý cần xác định cụ thể mục tiêu chiến dịch, nhóm khách hàng, thời gian triển khai, ngân sách và chỉ số đánh giá.
Khi mục tiêu đủ rõ, nhân viên sẽ hiểu mình cần tạo ra kết quả gì và chủ động lựa chọn phương án phù hợp. Nhà quản lý không cần can thiệp vào từng thao tác nhưng vẫn có thể kiểm soát công việc thông qua tiến độ và kết quả đầu ra.
Đây chính là bản chất của quản trị bằng mục tiêu.
Trao quyền luôn đi cùng trách nhiệm
Quyền hạn càng lớn, trách nhiệm càng phải rõ ràng.
Nhân viên cần hiểu rằng được trao quyền không có nghĩa là được toàn quyền hành động mà không cần giải trình. Họ phải chịu trách nhiệm về quyết định, tiến độ, chất lượng và kết quả trong phạm vi được giao.
Ngược lại, người quản lý cũng phải chịu trách nhiệm trong việc cung cấp thông tin, nguồn lực, hướng dẫn và hỗ trợ khi đội ngũ gặp khó khăn.
Trao quyền vì thế không phải là đẩy trách nhiệm xuống cấp dưới, mà là thiết lập một cơ chế phối hợp rõ ràng giữa người giao quyền và người nhận quyền.
4 nguyên tắc giúp trao quyền hiệu quả
Để tránh tình trạng trao quyền nhưng mất kiểm soát, doanh nghiệp có thể áp dụng bốn nguyên tắc sau.
Xác định rõ kết quả đầu ra
Mỗi nhiệm vụ cần có mục tiêu, thời hạn và tiêu chuẩn đánh giá cụ thể. Khi kết quả được định nghĩa rõ, nhân viên sẽ biết mình phải chịu trách nhiệm về điều gì.
Quy định phạm vi quyền hạn
Nhà quản lý cần làm rõ những việc nhân viên được tự quyết, những việc cần tham vấn và những quyết định bắt buộc phải được phê duyệt.
Thiết lập cơ chế theo dõi
Trao quyền không đồng nghĩa với không kiểm tra. Doanh nghiệp nên xây dựng các mốc báo cáo, cuộc họp ngắn hoặc bảng theo dõi tiến độ để phát hiện sớm vấn đề.
Chấp nhận sai sót trong giới hạn
Không ai có thể trưởng thành nếu chưa từng được tự quyết và mắc sai lầm. Điều quan trọng là sai sót phải nằm trong giới hạn cho phép, được phân tích và chuyển hóa thành bài học.
Nhà quản lý cần chuyển từ kiểm soát sang dẫn dắt
Một nhà quản lý giỏi không phải là người trực tiếp giải quyết mọi vấn đề, mà là người xây dựng được đội ngũ có khả năng tự giải quyết vấn đề.
Khi trao quyền đúng cách, vai trò của nhà quản lý sẽ chuyển từ người kiểm soát công việc sang người thiết lập mục tiêu, định hướng, hỗ trợ và phát triển năng lực cho nhân viên.
Đó cũng là nền tảng để hình thành đội ngũ kế cận, nâng cao năng lực quản lý cấp trung và tạo ra một tổ chức vận hành chủ động.
Trao quyền là điều kiện để doanh nghiệp phát triển bền vững
Một doanh nghiệp không thể mở rộng nếu mọi quyết định đều phải chờ người đứng đầu. Muốn phát triển bền vững, doanh nghiệp cần phân quyền rõ ràng, quản trị bằng mục tiêu và xây dựng văn hóa trách nhiệm.
Trao quyền đúng không làm nhà quản lý mất đi quyền kiểm soát. Ngược lại, nó giúp kiểm soát tốt hơn thông qua mục tiêu, dữ liệu, kết quả và trách nhiệm cụ thể.
Khi mỗi cá nhân hiểu mình cần làm gì, được quyền quyết định đến đâu và phải chịu trách nhiệm về kết quả nào, doanh nghiệp sẽ giảm phụ thuộc vào một vài người, tăng tốc độ vận hành và phát huy tốt hơn năng lực của đội ngũ.
